نظام إدارة المراسلات الإلكتروني الذي تم تطويره بهدف استخدامه لإدارة المراسلات داخل أى منظمة أو جهة حكومية
قامت شركة اى تى بلوكس بتطوير نظام إدارة المراسلات إلكترونيا و توفير مجموعة كبيرة من الخصائص التى تضمن للمؤسسة / الجهة الحكومية الحفاظ على مراسلاتها وما تحتويه من وثائق و معلومات و تداول المراسلة فى سرية تامة وبحسب نظام صلاحيات فعال بالإضافة إلى سرعة استعادة المعلومات
حيث كانت الطرق التقليدية ولا تزال تُعاني من مشكلة كبيرة و هى الوقت الكبير الذى يضيع فى البحث عن المراسلات ما بين الدفاتر و الأرفف و المحفوظات بل و المشكلة الأكبر تلف المراسلات و الوثائق أو ضياعها أو فقدها لأى سبب
وبالنظام خاصية هامة وهى ميكنة و إدارة دورة العمل الإداري داخل المؤسسة وفقا للمنهجية التي يتطلبها العميل
اليوم، المعلومات تنمو بشكل كبير، وليس من السهل الإلمام بكل ما يجري داخل المؤسسة ؛ من خلال نظام ادارة المراسلات فقط تستطيع مراقبة دورة العمل الإداري و استخراج تقارير موضوعية عن العمل داخل المؤسسة بما فيها معدل انتاج كل موظف داخل كل إدارة أو حتى متابعة اوجه القصور أو التعطيل أو الإنجاز بما يُعد بداية و مساهمة فى رسم خطة استراتيجة للمؤسسة لتحقيق النمو و التقدم
يتوفر داخل نظام المراسلات الإدارية نظام ادارة القرارات ونشرهاعلى الإدارات المختلفة و متابعة النشر كما أن هناك نظام ادارة الإجتماعات المسجلة داخل المؤسسة و أرشفتها و أخيراً نظام ادارة التكليفات
ادارة المراسلات هو أمر بالغ الأهمية بالنسبة لأي مؤسسة وما تحتاجه الآن هو نظام ادارة المراسلات الإلكترونية المطور من شركة اى تى بلوكس
- حفظ الوثائق و المراسلات مع تأمين كامل من التلف أو الضياع أو النسيان من خلال منظومة متكاملة
- توفير الوقت و الجهد الضائع فى استعادة المعلومات و البحث عنها أو فى تكرار نفس المعلومات فى دفاتر كل ادارة أو داخل نفس الإدارة
- تسجيل المراسلات الصادرة والواردة و القرارات إلكترونياً
- ميكنة ومحاكاة دورة العمل الإدارية
- آلية توجيه المراسلات وما تحتويه من وثائق ومستندات من خلال نظام إلكتروني آمن
- سهولة البحث والوصول للمراسلات مع سرعة استعادة المعلومات
- آلية ارفاق مستندات و المسح الضوئى للوثائق من خلال نظام إلكتروني
- إدارة الوثائق والمستندات بطريقة سهلة مبسطة وآمنة مع ضمان كامل لسرية المعلومات
- متابعة الصادر من مراسلات و قرارات وما تم عليه
- توفير اليات توزيع المهام بحسب الصلاحيات على مستخدمين داخل الإدارة
- ادارة التكليفات و متابعتها
- توفير آليات ادارة الإجتماعات و تسجيل محاضر الإجتماعات
- توفير آليات التنبيه من خلال التطبيق و/أو البريد الإلكتروني للمستخدمين
- توفير تقارير فعالة دعما لمتخذي القرار
- التمتع بمزايا تطبيقات الويب مع واجهة استخدام رائعة
- توفير نظام مصمم باللغة العربية و اللغة الإنجليزية
- تحديد الصلاحيات داخل ادارات المنظمة للمجموعات والمستخدمين من خلال ادارة النظام / ادارة الصلاحيات
- تسجيل بيانات المراسلات الواردة و الصادرة و القرارات
- تسجيل البيانات الأساسية و الاضافية وفقا للنوع الرئيسى للمراسلة
- ارفاق مستندات و المسح الضوئى للوثائق والمستندات
- وضع الملاحظات على الملفات الممسوحة ضوئيا
- تعديل الصور الممسوحة ضوئيا من خلال مجموعة وظائف مثل التدوير وغيرها
- ربط المراسلات معا
- ادارة التأشيرات على المعاملات
- عرض تاريخ المراسلة وما تم عليها من عمليات
- تحميل بيانات مراسلة سابقة واردة او غيرها وما تحتويه من مرفقات و مراسلات مرتبطة خاصة عند تسجيل الصادر
- البحث عن المراسلات بسهولة باستخدام البحث البسيط والمتقدم لإستعادة المعلومات و طباعة النتائج
- توزيع المهام إلى صندوق مهام مستخدم معين
- حفظ المراسلات وارشفتها
- قسم إدارة النظام وأكواد النظام
- العمل وفق دورات عمل (الوارد – الصادر - القرارات) مع القابلية للتخصيص بحسب متطلبات كل مؤسسة
- توجيه المراسلات داخل الادارة لإستكمال دورة العمل
- تصدير المرسلات الى الادارات داخل المنظمة او الجهات الخارجية
- توزيع القرارات (التعاميم) على ادارات المنظمة و مستخدميها
- متابعة المراسلة و التنبيه على البريد الإلكترونى
- عمل تنبيهات تذكيرية وفقا لإعدادات التنبيه بإدارة النظام سواء من خلال النظام أو البريد الإلكتروني للمستخدمين
- متابعة الأعضاء الفنيين المنوط بهم ابداء الرأى الفنى
- متابعة الصادر و رصد حالة الصادر «تم التصدير للجهة – لم يتم الاستلام – رفض الاستلام»
- متابعة المراسلات من نوع التقارير وربطها سويا مع بيان حركة التقارير
- ادارة تقارير المنظمة
- امكانية قيام المستخدم بإعداد التقرير المطلوب
و هناك العديد من الخصائص سواء فيما يتعلق بإرة الإجتماعات أو التكليفات يمكن التعرف عليها من خلال طلب عرض تقديمي للتطبيق