Większość oprogramowania sprzedawanego jako platforma komunikacji wewnętrznej zakłada pracę przy biurku. Twoja nocna zmiana go nie ma.
Odpowiedz uczciwie na sześć pytań dotyczących Twojej organizacji. Nikt nie zagląda Ci przez ramię.
1. Zasady zmieniły się dziś rano. Skąd wiesz, że nocna zmiana otrzymała informację?
Jeśli odpowiedź brzmi „kierownik został poinformowany i przekaże dalej”, tak naprawdę tego nie wiesz. Polegasz na ludzkim łańcuchu przekazywania informacji bez potwierdzenia odbioru.
Pulpit Tawasol pokazuje wyświetlenia każdego komunikatu Shawt: łącznie, według jednostki i według grupy. Po kliknięciu ikony wyświetleń otrzymujesz listę konkretnych osób, które go otworzyły, wraz z ich jednostką lub grupą. Albo masz tę listę, albo tylko nadzieję.
2. Trasa kierowcy zmieniła się po wyjeździe z bazy. Jak dotrze do niego nowy adres?
Telefonicznie — o ile kierowca może odebrać podczas jazdy.
Czat Tawasol zapewnia dyspozytorni kanał działający w czasie rzeczywistym, którym można natychmiast przekazać kierowcy nowe instrukcje. Kierowca może z kolei zgłosić opóźnienie w ruchu, awarię pojazdu lub nieobecność klienta. Dyspozytornia koryguje harmonogram od razu, zamiast dowiadywać się o problemie o 18:00.
3. Gdzie znajduje się aktualna wersja standardowej procedury operacyjnej?
Jeśli możliwa jest więcej niż jedna odpowiedź, właśnie to stanowi problem.
Biblioteka jest scentralizowanym repozytorium plików z wyszukiwarką dokumentów według nazwy lub słowa kluczowego. Technik sprawdza jedno miejsce zamiast trzech. Pliki mają datę przesłania, która często pozwala odróżnić aktualną procedurę od kopii wydrukowanej w 2022 roku.
4. Pracownik w lokalizacji ma problem, którego nie zgłosi przy przełożonym. Co się z nim dzieje?
Zwykle nic. Pozostaje tematem rozmów na parkingu, dopóki nie przerodzi się w incydent.
Tawasol obsługuje dwustronną komunikację między pracownikami i administratorami inicjowaną w aplikacji mobilnej. Kategorie tematów kierują wiadomość do właściwego zespołu. Administrator otwiera wątek, odpowiada i zamyka go po rozwiązaniu sprawy. Problem trafia na piśmie do osoby uprawnionej do działania i pozostawia zapis.
5. Czy potrafisz wskazać ostatni komunikat, który został źle przyjęty?
Nie taki, który po prostu „został odebrany”, lecz źle przyjęty. Jeśli nie potrafisz wskazać żadnego, nie komunikujesz się z uważnymi odbiorcami. Nadajesz w próżnię i nie masz narzędzia, które pozwala ją zmierzyć.
Tawasol raportuje polubienia, negatywne reakcje, komentarze i udostępnienia każdego komunikatu Shawt. Po przejściu do szczegółów widzisz, kto i jak zareagował oraz kto skomentował. Nastroje przestają być czymś, o czym kierownik wspomina mimochodem trzy tygodnie później.
6. Który pracownik ma najsłabszy kontakt z organizacją i kiedy ostatnio otrzymał wiadomość bezpośrednio od kierownictwa?
Większość organizacji nie potrafi wskazać tej osoby. Zwykle jest to pracownik znajdujący się najdalej od biurka.
Jeśli co najmniej trzy pytania wywołały dyskomfort, zatrzymaj się i policz. Weź liczbę pracowników, którzy nie korzystają ze służbowego komputera, i pomnóż ją przez liczbę godzin między wydaniem pilnego polecenia a jego pewnym dotarciem do tej grupy. Wynik to Twoje opóźnienie operacyjne. Każdy tegoroczny incydent wydarzył się gdzieś w tej luce.
Prześlij nam sześć odpowiedzi. Wskażemy, które luki są strukturalne, które można usunąć w tym kwartale i gdzie Tawasol najszybciej usprawni przepływ pracy.
Wyślij diagnozęDlaczego typowe narzędzia nie przechodzą tego testu
E-mail zakłada dostęp do skrzynki, a intranet — do przeglądarki i zapamiętanych danych logowania. Oba narzędzia powstały dla pracownika biurowego i wykluczają osoby fizycznie najbliższe operacjom oraz klientom.
Platforma komunikacji wewnętrznej dla pracowników bez stałego biurka musi docierać zarówno do pracowników umysłowych, jak i fizycznych, zespołów terenowych, obiektowych i oddziałowych. Po pandemii 92% pracowników oczekuje pewnego poziomu pracy zdalnej, a coraz większą część zespołów stanowią milenialsi i pokolenie Z. Narzędzie działające wyłącznie w centrali nie jest platformą komunikacji wewnętrznej, lecz biuletynem centrali.
Argument biznesowy nie opiera się na emocjach. Połączony zespół pracuje o 20–25% wydajniej. To nie wskaźnik morale, lecz marży.
Jeśli platforma dociera tylko do osób mających skrzynkę e-mail, nie jest platformą komunikacji wewnętrznej. Tawasol — nasza aplikacja do komunikacji i zaangażowania — powstała dla kasjera w oddziale, kierowcy, pracownika obiektu i technika na nocnej zmianie.
Poznaj TawasolCzego naprawdę wymaga dotarcie do wszystkich
Struktury zgodnej z rzeczywistością. Twórz jednostki dla działów i pionów oraz grupy dla zespołów międzyfunkcyjnych niezależnych od linii raportowania. Dodawaj osoby pojedynczo, zbiorczo za pomocą szablonu Excel albo przez integrację z Active Directory. Następnie monitoruj instalację i status logowania każdej osoby, aby wiedzieć, kto rzeczywiście rozpoczął korzystanie z platformy, a kto nadal jest tylko nazwiskiem na liście.
Precyzyjnego kierowania, aby wiadomości były istotne. Wybieraj jednostki, grupy lub konkretne osoby. Komunikat bezpieczeństwa dla floty pojazdów nie powinien trafiać do działu zobowiązań. Ludzie przestają ignorować powiadomienia, gdy te przestają być szumem.
Dostarczenia niezależnego od biurka. Komunikaty Shawt natychmiast trafiają do aplikacji mobilnej. Strumień obsługuje tekst, obrazy i linki oraz polubienia, negatywne reakcje, komentarze i udostępnienia. Dwustronne wiadomości pozwalają pracownikom odpowiadać, a kategorie tematów kierują pytania do właściwego administratora.
Społeczności, a nie tylko nadawania. Strumień społeczności zawiera posty, obrazy i ankiety z polubieniami, komentarzami i udostępnieniami. Administratorzy moderują go bezpośrednio.
Widoczności pracy w terenie. Moduł śledzenia pokazuje w czasie rzeczywistym działania, lokalizację i wydajność pracowników terenowych. Ułatwia planowanie i przydzielanie zadań oraz pozwala natychmiast zlokalizować pracownika znajdującego się w niebezpieczeństwie.
Szkolenia i wydarzenia — z pełnym zapisem
Szkolenia często zawodzą w rozproszonych zespołach. Sesja odbywa się w centrali, zespoły terenowe nie docierają, a pół roku później nikt nie potrafi przedstawić listy uczestników.
Moduł wydarzeń Tawasol pozwala administratorowi utworzyć wydarzenie z nazwą, opisem, datą, godziną, obrazem i lokalizacją, a następnie opublikować je dla wybranych odbiorców. Widok planowania wydarzeń jest centralnym miejscem zarządzania, z filtrami według daty i statusu oraz listą pokazującą nazwę, status, daty rozpoczęcia i zakończenia, liczbę uczestników i autora. Przy każdej pozycji znajdują się opcje edycji i usunięcia.
Nie chodzi o rozbudowany system obsługi konferencji. Kalendarz szkoleń znajduje się na tej samej platformie co osoby, które powinny go widzieć, i jest kierowany tak samo jak komunikat Shawt. Zespoły terenowe otrzymują informację na telefonie, którego już używają do pozostałych zadań.
Przynieś jedno ogłoszenie szkoleniowe, jedną pilną zmianę zasad i jedną aktualizację terenową. Pokażemy dokładnie, kto otrzyma każdą z nich w Tawasol i jak pulpit to potwierdza.
Umów prezentację na żywoPlatforma powinna wyglądać jak Twoja organizacja
Prześlij logo, ustaw kolory organizacji i tekstu oraz nazwij pola logowania zgodnie z identyfikatorami używanymi przez pracowników. W szpitalu pracownik może logować się identyfikatorem pracowniczym, a na uczelni — identyfikatorem studenta.
Przydziel administratorom szczegółowe uprawnienia określające, kto zarządza administratorami, widzi wszystkie komunikaty Shawt, moderuje społeczność, odbiera wiadomości i dodaje tematy.
Pracownik po otwarciu aplikacji powinien od razu rozpoznać swoją organizację.
Test, którego nie da się zdać notatką służbową
Wróć do pytania szóstego i pracownika o najsłabszym kontakcie z organizacją: technika na nocnej zmianie, kierowcy realizującego jedenastą dostawę, kasjera w oddziale w regionie odwiedzanym dwa razy w roku.
To właśnie dla nich ma to znaczenie. Reprezentują organizację przed klientem częściej niż kierownictwo i pracują na podstawie informacji, która dotarła do nich jako ostatnia.
Obecnie informacja ta dociera dzięki pamięci przełożonego i prywatnej grupie w WhatsAppie.
Najczęściej zadawane pytania
Dlaczego typowe narzędzia komunikacji wewnętrznej zawodzą pracowników bez stałego biurka?
E-mail i intranet zaprojektowano z myślą o pracy przy biurku. Pracownicy terenowi, oddziałowi, obiektowi i zmianowi potrzebują mobilnego dostarczania wiadomości, potwierdzeń, precyzyjnego kierowania i komunikacji dwustronnej.
Jak Tawasol potwierdza, że ogłoszenie dotarło do pracowników?
Pulpit raportuje wyświetlenia każdego komunikatu Shawt łącznie oraz według jednostki, grupy i konkretnej osoby, dzięki czemu organizacja widzi, kto i kiedy go otworzył.
Jak Tawasol wspiera pracowników terenowych?
Czat umożliwia przekazywanie instrukcji i informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym, a moduł śledzenia pokazuje działania terenowe, lokalizacje, wydajność i potrzeby wymagające reakcji.
Czy Tawasol może zarządzać szkoleniami i wydarzeniami?
Tak. Wydarzenia można tworzyć, kierować do odbiorców, filtrować, edytować, usuwać i śledzić wraz z datą, statusem, liczbą uczestników i informacją o autorze.