Universities KPIs

Universities KPIs

The IT-Blocks Higher Education Key Indicators system has been built to provide Universities with a ready-made solution that covers most of its academic KPIs. With more than 80 KPIs implemented in the system, it provides a comprehensive solution for universities

The system is composed of many integrated components that integrate with universities current management information systems as data sources. The integration system or Extract Transform & Load (ETL) module extracts the data from data sources, transforms it to the required format and loads it into a data warehouse.
However, to avoid rare cases when the data sources are not available or not accessible from the current management information systems, the solution is occupied with data-entry interface to help enter data items manually to the data warehouse. A pre-designed data warehouse is the core of the solution where data is stored.
Using MS-SQL Server capabilities, data marts are built and extracted from the data warehouse to facilitate and speed the data retrieval processes thus increasing system performance. The analytical front-end application has a graphical user interface built using latest Microsoft technologies of Silverlight.
The interface includes many dashboards that present the KPIs to the user in a very comprehensive format with the capability to drill down and drill through for more information details

The solution architecture is composed of the following:

University Database

Current university databases/systems should be analyzed to discover the data elements to be extracted and transformed to the format of the DW storage. In case there are not any databases available, we will develop an interface to enter the data directly to the DW.

Integration System

Integration system will do the ETL job. ETL is the process of extracting, transforming, and loading the data from different data sources or the developed data entry interface into the warehouse. The software responsible for performing this process is integrated with the DW engine or just integrated tools for writing the ETL routines of the warehousing process

Data-Warehouse

A central store to hold primitive, aggregated and historical data that fulfills the higher education model developed by IT-Blocks

Dependent Data Marts

The following data marts shall be built within the system to produce the needed KPI’s as explained later in this document:
  • الطلاب المقيدون
  • الخريجون
  • المتقدمون للقبول
  • الطلاب المقبولون
  • تقدم الطلبة
  • عمل الطلاب بجانب الدراسة
  • المواد الدراسية
  • أعضاء هيئة التدريس
  • بيانات تحليلية مالية
  • الخدمات الصحية
  • المدن الجامعية
  • المؤتمرات العلمية

Front End Analytical Application

The front end analytical application presents dashboards that include KPIs, scorecards and rich analytical information retrieved from the data marts with interactive rich format reports on the SharePoint portal. The front end application can either be implemented standalone or on SharePoint server as required.

Higher Education KPI's

The following data marts shall be built within the system to produce the needed KPI’s as explained later in this document:

General Strategic Indicators

  • Faculty members distribution
  • Growth in high school graduates
  • Demand for diversification
  • Higher Education Enrollments
  • Foreign Students in Higher Education
  • Trend of governmental Aids status

Demand Standing

  • First Preference Standing
  • First Preference to Quota Ratio
  • % of enrolled in applied
  • Students Acceptance Ratio
  • % of admitted to apply

Education Program Profile

  • Average High School GPA over time
  • First-time in college by residency and gender
  • % of students enrolled in the program
  • % of retained transferred students

Student Progress

  • Overall pass rate
  • Retention Rate
  • Program Completion rate
  • Average course/year hour load
  • Excellence Rate
  • First-time Graduate Students
  • Degrees Awarded over time

Faculty Internal Process

  • % of courses taught classified by instructor type
  • % of courses that needs teaching assistance
  • % of sponsored research projects
  • % of scientific mission success rate
  • Hiring activity rate
  • Faculty members distribution
  • Faculty members working abroad
  • Class size
  • Higher level non-academic staff

Financial Data

  • % of students receiving fee deferments
  • % of contract & grant expenditure
  • % of students who applied for the financial aid
  • Special centers project balance
  • Average & Median Salaries
  • Average tuition fees
  • Average research and development expenditure
  • Faculty Average cost & expenditure

Health Coverage Utilization

  • Utilization of health services
  • Cost of health services

Hostels Utilization

  • Growth in Hostel Utilization
  • % of hostel demand

الطلاب المقيدون

  • الطلاب المقيدون فى كل سنة الدراسية
  • الطلاب المقيدون حسب نظام الدراسة
  • الطلاب المقيدون من كل النوع
  • الطلاب المقيدون حسب قطاعات الدراسة
  • الطلاب المقيدون حسب حالة القيد
  • الطلاب المقيدون فى كل جامعة، كلية، قسم ...
  • الطلاب المقيدون فى كل عام دراسى

الخريجون

  • الخريجون فى كل سنة الدراسية
  • الخريجون حسب نظام الدراسة
  • الخريجون من كل النوع
  • الخريجون حسب قطاعات الدراسة
  • الخريجون حسب حالة القيد
  • الخريجون فى كل جامعة، كلية، قسم ...
  • الخريجون فى كل عام دراسى

المتقدمون للقبول

  • توزيع الرغبه الاولي
  • نسبة تحقيق الرغبات
  • نسبة المقيدين الجدد الي المتقدمين للتنسيق
  • نسبة المقيدين للمقبولين
  • المقيدين في العام الاول الجامعي
  • نسبة المقبولين للمتقدمين
  • نسبة متوسط درجات الثانويه العامة من عام لعام

الطلاب المقبولون

  • نسبة المقبولين الجدد لكل العام الدراسي
  • نسبة المقبولين من عام لعام
  • نسبة المقيدين في كل كلية ،جامعة ،قطاع ، وهكذا من عام لعام
  • نسبة المحولين للمقيدين

تقدم الطلبة

  • نسبة الناجحين
  • توزيع التقديرات علي الطلبة
  • نسبة من دخل الامتحان الي المقيديين
  • نسبة المنتسبين الي الكل والانتظام
  • نسبة الناجحين في اخر العام من المستجدين
  • توزيع التقديرات علي الطلبة

عمل الطلاب بجانب الدراسة

  • نسبة الذين يعملون بعد التخرج
  • نسبة المنتظمين الذين يعملون بجانب الدراسة

المواد الدراسية

  • عدد المواد من عام الي عام
  • عدد المواد التي تحتاج الي معيدين

اعضاء هيئة التدريس

  • نسبة العاملين الجدد للكل
  • توزيع هيئة التدريس
  • توزيع هيئة التدريس المعارين
  • نسبة العاملين اكاديمين الي كل العاملين
  • تحليل مرتبات اعضاء هيئة التدريس
  • نسبة ميزانية الابحاث علي عدد هيئة التدريس
  • أعداد الطلاب لأعضاء هيئة التدريس
  • نسب النجاح والدرجات لأعضاء هيئة التدريس
  • المواد التى يدرسها أعضاء هيئة التدريس

بيانات تحليلية مالية

  • نسبة الطلبه المتاخرين في دفع المصاريف
  • نسبة الطلبة المتقدمين للاعفاء من المصاريف
  • ميزانية المراكز الخاصة من عام لعام
  • متوسط مصاريف الجامعات
  • متوسط مصاريف الطلبة
  • نسبة المصاريف الممولة (منح ،قروض) الي كل المصاريف
  • نسبة الطلبه المعافين من المصاريف
  • نسبة الاجهزة من كل نوع الي كل الاجهزة

الخدمات الصحية

  • عدد الذين استخدموا الخدمات الصحية الجامعية
  • توزيع الخدمات الصحية من كل نوع
  • متوسط التكلفة لكل شخص
  • نسبة تكلفة كل خدمة صحية

المدن الجامعية

  • عدد الطلبة في المدن الجامعية
  • عدد المقبولين للمتقدمين
  • متوسط تكلفة الوجبة الغذائية فى المدن الجامعية

المؤتمرات العلمية

  • عدد المشاركين بالنسبة لأنواع المؤتمر
  • نسبة منشورات الابحاث في كل قطاع