نظام بطاقات الاداء المتوازنة – قصة نجاح IT-Blocks مع أمانة محافظة جدة
انطلاقا من حرص امانة محافظة جدة على تحقيق جودة المعيشة لجميع السكان والزوار في المحافظة، كان لابد من تقديم خدمات بلدية متميزة محليا ودوليا والحرص على التطوير المستمر لها، من خلال اطلاق العديد من المبادرات التطويرية في مجال الادارة بالاستناد الي افضل التجارب والممارسات العالمية المشتملة على تقارير قياس الاداء التي تحتوي على مؤشرات دقيقة يتم تحديث بياناتها بصورة مستمرة مما يوفر للادارة العليا المعلومات الاساسية اللازمة لتحديد مسار الاداء ومجالات التطوير.
وجاء مشروع تطوير تقارير قياس الاداء استكمالا لرحلة التطوير التي بدأتها الامانة منذ عدة سنوات والذي توجت بالنجاح بالرغم من التحديات التي واجهت الامانة خلال مسيرة التطوير.
تصعب مهمة القائمين على التقييم وقياس الأداء في ظل عدم وجود أهداف عامة وواضحة للمؤسسات وأيضاً في ظل عدم وجود تقارير ومُخرجات أداء ثابتة ودائمة تمكن من متابعة الأداء العام ومُعدلات تحقيق الأهداف العامة منها للمؤسسة ككل والمنفردة لكل قسم على حدا.
ويكون من الصعب أيضاً تحديد المسؤول عن انخفاض الأداء أو تحديدعلى أي من الأقسام/الأفراد إتخاذ إجراءات تصحيحية، فالمدراء لا يجدون طريقةً تُمكنهم من مراقبة أداء أقسامهم ومدى ارتباط أداء القسم بالإستراتيجية العامة للمؤسسة.
ولا يكون للموظفين التنفيذيين فرصة على الإطلاق في التعاون أو المشاركة في عملية اتخاذ القرار. وعلى الرغم من غزارة وثراء البيانات إلا أن المؤسسات قد تضطر لإتخاذ القرارات بناءاً على الحدس الشخصي لصانع القرار بدلاً من الإعتماد على إحصائيات وبيانات حقيقية.
نظام بطاقات الأداء المتوازنة هو واحد من عدة أنظمة نقدمها لحلول استقصاء المعلومات وذكاء الاعمال. يوجه هذا الحل عناية خاصة لمعالجة مشاكل قياس الأداء الشائعة التي تواجه معظم المؤسسات والمنظمات، خصوصاً فيما يتعلق بنقص التخطيط الإستراتيجي وعدم المتابعة والاستقصاء.
- تعدد وتنوع مصادر البيانات المستخدمة في اخراج تقارير قياس الاداء المتزنة
- احتياج الامانة لادخال بيانات جديدة يدويا لعدم توافر مصادر الكترونية مناسبة
- تقسيم البطاقات الي بطاقات عادية مخصصة لكل قسم على حدا وبطاقات شاملة تتيح للادارة العليا الاطلاع على الاداء العام للامانة ككل
- تعدد مستويات الامان الالكتروني للنظام لتتماشى مع متطلبات أمانة محافظة جدة وللتأكد من عدم السماح بأي شخص أو مسؤول بالاطلاع على بيانات غير مصرح له برؤيتها
- انتاج تفاصيل لكل قسم داخل الأمانة بالاضافة الي انتاج تقارير شاملة تخدم الادارة العليا في اتخاذ القرار وابداء الرأي والقيام بمبادرات لتحسين الاداء
يُساعد النظام المؤسسات على وضع الرؤية والإستراتيجية العامة وترجمتها إلى أهداف ربحية وغير ربحية والتي تتحقق من خلال قياس الأداء وأخذ مبادرات التحسين اللازمة لتحقيق الهدف المرجو.
نظام بطاقات الأداء المتوازنة من شركة "IT-Blocks" مبني على طبقة وسيطة من محرك IBM COGNOS V.10 والذي يُمكن النظام من استقبال البيانات من مصادر مُتعددة ومُختلفة وأيضاً يُمكن المستخدمين من إظهار المقاييس بطريقة متسقة ومتناغمة عبر المؤسسة كاملة.
ونظراً لأهمية الوعي اللحظي بالمشكلة، يسمح النظام بالتنبيهات عبر البريد الإلكتروني في حال تغيرت المقاييس على سبيل المثال. من المُمكن وضع التنبيهات أوتوماتيكياً مما يسمح للمستخدمين برؤية سريعة لأي تغيير طرأ في أي وقت من اليوم وفي أي مكان.
أخيراً وليس آخراً، يقوم نظام بطاقات الأداء المتوازنة بمساعدة المؤسسات في الإجابة على بعض الإسئلة التي تؤرقهم، مثل:
- كيف كان أداؤنا في هذا المقياس في الماضي؟
- من المسؤول عن حل هذه المشكلة؟ هل تم اتخاذ الإجراءات اللازمة لحلها جذريا؟
- ما هي عوامل تحسين الأداء بالمؤسسة؟
- ما هي العمليات والمقاييس الأُخرى التي تأثرت بالأداء؟
- يُطبق نظرية "بطاقات الأداء المتوازنة" الشهيرة لعالمي الإقتصاد نورتن وكابلن
- يتكيف النظام مع كل من المؤسسات الربحية والمؤسسات الغير ربحية
- النظام متعدد اللغات وقد تم تطبيقه باللغة العربية
- يُوفر النظام تقارير فورية وتحليلات وتنبيهات لاستقصاء أداء الأعمال ومتابعتها
- يُساعد المستخدمين على تحليل وفهم العوامل التي تُساعد على دفع وتحسين الأداء الفردي والجماعي داخل المؤسسة
- يدعم المدراء بالمعلومات والبيانات الدقيقة التي تساعدهم على ترجمة الإستراتيجية العامة للمؤسسة إلي مبادرات ذات تأثير
- يُمكن المستخدمين من الوصول إلي تقارير قياس الأداء وتقارير تحليلات الأداء وعدادات قياس الأداء من خلال محتوى النظام لتساعدهم على تحليل العوامل المؤثرة على الأداء
- تفاصيل وتقدير مؤشرات الأداء الرئيسية لكل محاور بطاقات الأداء المتوازنة؛ محور المؤشرات المالية، محور العملاء، محور العمليات التشغيلية الداخلية، محور التعلم والنمو
- يركز على إظهار مبدأ "السبب والنتيجة" والذي يميز نظام بطاقات الأداء المتوازنة عن باقي أنظمة قياس الأداء المتداولة؛ حيث أن القياسات التي تظهر في الشاشات ترتبط مع بعضها البعض بسلسلة من علاقات السبب والنتيجة ليكون المنتج النهائي مُعبر عن إستراتيجية أمانة محافظة جدة وتطورها
- يسمح بالإطلاع على ملخص الإنجازات من داخل صفحة الخطة الإستراتيجية دون الحاجة إلى الإنتقال الى صفحة أخرى
- يُمكن الأمانة من وضع وإدخال الخطة الإستراتيجية الخاصة بها
- تقارير أداء وإنجازات مفصلة على مستوى الأقسام المختلفة وعلى مستوى الأمانة ككل لأجل إعطاء صانعي القرار نظرة شمولية على الأداء الكلي للمبادرات والتحديات
- للمُستخدم حق خلق مبادرات لتحسين الأداء وأيضاً متابعة تطورها والتغييرات الطارئة عليها
- يُساعد المؤسسة على وضع وإدخال الرؤية العامة ليتمكن جميع العاملين من رؤيتها