الذكاء الاصطناعي يدخل قاعة مجلس الإدارة: هل أمانة سر المجلس مستعدة؟

أعضاء المجالس يستخدمون الذكاء الاصطناعي فعلًا، والسؤال: كيف؟

في أحدث استطلاع أجرته PwC لأعضاء مجالس الإدارة، أفاد 35% منهم بأن مجالسهم أدخلت الذكاء الاصطناعي بالفعل في أعمالها الرقابية. ومعظمهم بدأ بالاستخدام الأوضح: تلخيص ملفات الاجتماعات المطولة التي يُفترض أن يقرأها الأعضاء قبل كل اجتماع.

وهنا تجد أمانة سر المجلس نفسها أمام سؤال محرج؛ فالذكاء الاصطناعي لا يعمل إلا على ما يُقدَّم له من وثائق ومحاضر وقرارات، وهذه في مؤسسات كثيرة ما زالت موزعة بين سلاسل البريد الإلكتروني ووحدات التخزين المحمولة والنسخ المطبوعة. وإضافة الذكاء الاصطناعي إلى هذا الواقع لا تفعل سوى تسريع عملية غير منضبطة أصلًا.

حوكمة مجلس الإدارة هي منظومة الاجتماعات والوثائق والقرارات والسجلات التي يستند إليها المجلس في توجيه المؤسسة والرقابة عليها. ويمكن للذكاء الاصطناعي أن يسرّع هذا العمل، بشرط أن يكون الأساس الذي يقوم عليه متينًا.

أين يفيد الذكاء الاصطناعي، وأين يصنع المخاطر؟

ويوصي مستشارو الحوكمة بالضمانات نفسها: تحديد جهة واضحة للإشراف، ورصد مواضع استخدام الذكاء الاصطناعي، واشتراط المراجعة البشرية لكل ما يعتمد عليه المجلس.

ولا تصمد أي من هذه الضمانات من دون مصدر واحد ومنضبط لوثائق المجلس وسجلاته.

خمسة أمور تحتاجها أمانة السر قبل الذكاء الاصطناعي

1. مكان واحد لوثائق المجلس: كل ملف وكل نسخة وكل ملحق في موقع آمن واحد، لا في صناديق البريد.
2. صلاحيات محكومة: يطّلع الأعضاء وأعضاء اللجان على ما يحق لهم الاطلاع عليه فقط.
3. محاضر وقرارات معتمدة: سجل واضح لما تقرر، ومن قرره، ومتى، مع خطوات الاعتماد.
4. متابعة التكليفات: ربط كل قرار بمسؤول وموعد، حتى لا تعتمد المتابعة على الذاكرة.
5. أرشيف قابل للبحث: الوصول إلى الاجتماعات والقرارات السابقة في ثوانٍ.

إذا أحكمتم هذه الأسس، وجد الذكاء الاصطناعي أرضًا صلبة يعمل عليها. وإذا تجاوزتموها، سيقضي المجلس وقته في التشكيك في الملخصات بدل مناقشة الاستراتيجية.

دور IntoMeetings

صممنا IntoMeetings، منصتنا لحوكمة مجالس الإدارة واللجان، لهذا الغرض تحديدًا. تدير أمانة السر من خلالها دورة الاجتماع كاملة في مكان واحد، بدءًا من جدول الأعمال وملف الاجتماع، وصولًا إلى المحاضر والقرارات ومتابعة تنفيذها.

ونقدّمها مشروعًا مؤسسيًا نهيئه وفق هيكل مجلسكم ولجانه ومسارات الاعتماد لديكم، فتسير المنصة على النهج الذي يعمل به مجلسكم أصلًا.

الأسئلة الشائعة

ابدؤوا بالأساس الصحيح

سيغير الذكاء الاصطناعي طريقة استعداد المجالس واتخاذها القرارات. احرصوا على أن يعمل على سجلات تثقون بها.

احجزوا عرضًا تعريفيًا لـ IntoMeetings، وسنستعرض مع أمانة السر لديكم دورة اجتماع كاملة، من أول جدول أعمال حتى القرار النهائي.

المصادر

• Harvard Law School Forum (PwC)
• iDeals

مقالات ذات صلة

• قانون حماية البيانات الشخصية في مصر أصبح نافذًا: ما الذي يجب أن تثبته سجلاتكم؟
• المسح الضوئي ليس رقمنة: كيف تحوّلون الأرشيف الورقي المتراكم إلى سجلات قابلة للاستخدام
• 240 مليون معاملة رقمية، فلماذا ما زالت اتصالاتكم الإدارية ورقية؟
• اكتشف IntoMeetings
• جميع المقالات