المسح الضوئي ليس رقمنة: كيف تحوّلون الأرشيف الورقي المتراكم إلى سجلات قابلة للاستخدام

مجلد مليء بملفات PDF ليس أرشيفًا

نلتقي كثيرًا بمؤسسات تعتقد أنها أنجزت تحولها الرقمي منذ سنوات. مسحت ضوئيًا ملفات عقود كاملة، وحفظتها على خادم، وأغلقت المشروع.

ثم يحتاج أحدهم إلى عقد يعود إلى عام 2014، أو إلى كل ما يخص عميلًا بعينه، أو إلى ما يثبت تاريخ اعتماد مستند ما. فتأتي نتيجة البحث بآلاف الملفات التي تحمل أسماء مثل scan_00482.pdf.

قراءة المستند لم تعد التحدي. ما تحتاجه المؤسسات اليوم نتيجة يمكن الاعتماد عليها والعمل بها مباشرة.

الرقمنة هي تحويل السجلات الورقية إلى سجلات رقمية منظمة: تُمسح ضوئيًا، وتُصنّف، وتُفهرس ببيانات قابلة للبحث، وتُحفظ وفق قواعد محددة للصلاحيات والاحتفاظ. والمسح الضوئي ليس إلا خطوتها الأولى.

المسح الضوئي مقابل الرقمنة

وفي البنوك والوزارات والجامعات، تحمل هذه الفجوة مخاطر حقيقية؛ فالجهات الرقابية والمدققون والمحاكم ينتظرون منكم تقديم السجل عند الطلب، وبيان من تعامل معه، وإثبات ما جرى عليه.

كيف يُدار مشروع رقمنة الأرشيف المتراكم؟

أغلب المشروعات التي لم تحقق المرجو منها تعثرت قبل تشغيل أول جهاز مسح. ابدؤوا بالتنظيم، وسيأتي الباقي تباعًا.

1. الحصر: عدّوا الصناديق والغرف والفروع، وحددوا أنواع المستندات الموجودة وأكثرها أهمية.
2. تحديد أنواع المستندات: اتفقوا على التصنيفات، والحقول التي يحتاجها كل نوع، والجهة المسؤولة عنه.
3. ترتيب الأولويات: ابدؤوا بالسجلات الأكثر طلبًا، أو تلك التي لها ثقل تنظيمي أو قانوني.
4. المسح والفهرسة: التقطوا صورة كل صفحة وأرفقوا بها البيانات التي تجعل الوصول إليها ممكنًا.
5. مراجعة الجودة: تحققوا من الصور وبيانات الفهرسة قبل إتاحة السجلات. الأتمتة تسرّع العمل، لكن المراجعة البشرية تبقى ضرورية.
6. النقل إلى الأرشيف: تستقر السجلات في أنواعها المحددة، وقد طُبقت عليها قواعد الصلاحيات والاحتفاظ مسبقًا.
7. منع تراكم الأوراق من جديد: تُلتقط المستندات الورقية الجديدة عند دخولها، بدل تخزينها لوقت لاحق.

دور ELArchive

ننفذ رقمنة الأرشيف المتراكم مشروعًا مؤسسيًا واحدًا، فالفريق الذي يمسح ملفاتكم هو نفسه الذي يبني الأرشيف الذي تنتقل إليه.

• يتولى فريق Backlog Scanning مسح الملفات المحفوظة في غرف الأرشيف لديكم وفهرستها.
• تُهيَّأ منصة ELArchive وفق أنواع المستندات والحقول وقواعد الاعتماد الخاصة بمؤسستكم، فيصل كل سجل مصنفًا وجاهزًا للبحث.
• تعمل المنصة منذ عام 2008، وعلى مدى 18 عامًا ائتمنتها البنوك والوزارات والجامعات والمؤسسات الكبرى على سجلاتها.

الأسئلة الشائعة

تخلصوا من الأرشيف المتراكم نهائيًا

أرشيفكم الورقي يحمل الإجابات التي تحتاجونها، لكنه لا يستطيع تقديمها لكم بعد.

تواصلوا مع IT-Blocks، وسنبدأ بتقييم ما لديكم، وما الأهم، والمدة الواقعية لإنجاز العمل.

المصادر

• Netfira

مقالات ذات صلة

• قانون حماية البيانات الشخصية في مصر أصبح نافذًا: ما الذي يجب أن تثبته سجلاتكم؟
• الذكاء الاصطناعي يدخل قاعة مجلس الإدارة: هل أمانة سر المجلس مستعدة؟
• 240 مليون معاملة رقمية، فلماذا ما زالت اتصالاتكم الإدارية ورقية؟
• اكتشف ELArchive
• جميع المقالات