Transformacja cyfrowa · ELArchive
Skanowanie to nie digitalizacja. Jak zamienić papierowe zaległości w użyteczne zasoby
Folder pełen plików PDF to jeszcze nie archiwum
Regularnie spotykamy instytucje przekonane, że cyfryzację mają już za sobą. Kilka lat temu zeskanowały dekady dokumentów, zapisały je na serwerze i zamknęły projekt.
Potem ktoś potrzebuje umowy z 2014 roku. Albo wszystkich dokumentów jednego klienta. Albo dowodu, kiedy dany dokument został zaakceptowany. Wyszukiwarka zwraca tysiące plików o nazwach w rodzaju skan_00482.pdf.
Samo odczytanie dokumentu przestało być wyzwaniem. Instytucje potrzebują dziś wyniku, na którym mogą polegać i z którym mogą od razu pracować.
Digitalizacja dokumentów to przekształcenie zasobów papierowych w uporządkowane dokumenty elektroniczne: zeskanowane, sklasyfikowane, opisane przeszukiwalnymi metadanymi i przechowywane według określonych zasad dostępu i retencji. Skanowanie jest tylko pierwszym krokiem.
Skanowanie a digitalizacja
| Porównanie | Samo skanowanie | Pełna digitalizacja |
|---|---|---|
| Efekt | Pliki graficzne | Sklasyfikowane, zindeksowane dokumenty |
| Odnalezienie dokumentu | Przeglądanie folderów i otwieranie plików po kolei | Wyszukiwanie po nazwie, numerze, dacie lub dowolnym polu |
| Struktura | Foldery tworzone przez poszczególnych pracowników | Rodzaje dokumentów zdefiniowane przez instytucję |
| Dostęp | Każdy, kto ma dostęp do dysku | Uprawnienia według roli i rodzaju dokumentu |
| Retencja | Dokumenty przechowywane bez końca | Okresy przechowywania dla każdego rodzaju dokumentu |
| Audyt i zgodność | Trudno cokolwiek udowodnić | Dokumentacja gotowa do kontroli i żądań dostępu do danych |
| Wartość w czasie | Spada wraz z przyrostem plików | Rośnie z każdym nowym przeszukiwalnym dokumentem |
W bankach, ministerstwach i na uczelniach ta różnica oznacza realne ryzyko. Regulatorzy, audytorzy i sądy oczekują, że na żądanie przedstawią Państwo dokument, wskażą, kto miał z nim do czynienia, i wykażą, co się z nim działo.
Jak powinien przebiegać projekt digitalizacji zaległości
Większość projektów, które rozczarowały, poszła źle, zanim ktokolwiek włączył skaner. Najpierw trzeba ułożyć strukturę. Reszta przychodzi znacznie łatwiej.
- Inwentaryzacja. Policzenie kartonów, pomieszczeń i oddziałów. Ustalenie, jakie rodzaje dokumentów istnieją i które są najważniejsze.
- Zdefiniowanie rodzajów dokumentów. Uzgodnienie kategorii, pól potrzebnych dla każdej z nich oraz osób odpowiedzialnych.
- Ustalenie priorytetów. Zaczynamy od dokumentów najczęściej wykorzystywanych lub mających znaczenie prawne i regulacyjne.
- Skanowanie i indeksowanie. Każda strona zostaje zeskanowana i opisana danymi, które pozwolą ją odnaleźć.
- Kontrola jakości. Weryfikacja obrazów i metadanych przed udostępnieniem dokumentów. Automatyzacja przyspiesza pracę, ale ostateczna kontrola należy do ludzi.
- Przeniesienie do archiwum. Dokumenty trafiają do właściwych rodzajów z już przypisanymi zasadami dostępu i retencji.
- Zapobieganie nowym zaległościom. Nowe dokumenty papierowe są rejestrowane w momencie wpływu, zamiast trafiać do szafy „na później”.
Rola ELArchive
Digitalizację zaległości prowadzimy jako jeden projekt, dlatego zespół, który skanuje Państwa dokumenty, buduje też archiwum, do którego one trafiają.
- Nasz zespół Backlog Scanning skanuje i indeksuje dokumenty z Państwa archiwum zakładowego.
- Platforma ELArchive jest konfigurowana według Państwa rodzajów dokumentów, pól i zasad akceptacji, więc każdy dokument trafia do niej sklasyfikowany i gotowy do wyszukiwania.
- Platforma działa produkcyjnie od 2008 roku. Od 18 lat banki, ministerstwa, uczelnie i duże przedsiębiorstwa powierzają jej swoje zasoby.
Najczęściej zadawane pytania
Czym różni się skanowanie od digitalizacji?
Skanowanie tworzy obraz strony. Digitalizacja zamienia ten obraz w sklasyfikowany, zindeksowany dokument, który można wyszukać, chronić i nim zarządzać.
Czym są zaległości dokumentowe?
To zasoby papierowe instytucji, które nie zostały jeszcze przekształcone w użyteczną postać elektroniczną.
Dlaczego samo OCR nie wystarczy?
OCR odczytuje tekst. Nie decyduje, jakiego rodzaju jest dokument, które pola są istotne ani kto powinien mieć do niego dostęp. Te zasady ustala instytucja.
Ile trwa projekt digitalizacji?
To zależy od wielkości zasobu, stanu dokumentów i liczby ich rodzajów. Realny harmonogram daje dopiero inwentaryzacja.
Od których dokumentów zacząć?
Od najczęściej wykorzystywanych oraz tych, które mają znaczenie prawne, regulacyjne lub finansowe.
Co dzieje się z oryginałami po zeskanowaniu?
To zależy od wymogów prawnych i regulacyjnych. Część dokumentów trzeba zachować w oryginale, inne można zniszczyć zgodnie z udokumentowaną polityką przechowywania.
Czy digitalizacja pomaga w zapewnieniu zgodności z RODO?
Tak. Zindeksowane dokumenty z kontrolą dostępu i określonymi okresami przechowywania znacznie ułatwiają realizację żądań osób, których dane dotyczą, oraz przygotowanie do kontroli.
Czy po zakończeniu projektu nadal będą wpływać dokumenty papierowe?
Tak. Chodzi o to, by rejestrować je w momencie wpływu i nie dopuścić do powstania nowych zaległości.
Proszę pozbyć się zaległości na dobre
Państwa archiwum papierowe kryje odpowiedzi, których Państwo potrzebują. Po prostu jeszcze nie potrafi ich udzielić.
Proszę skontaktować się z IT-Blocks. Zaczniemy od oceny tego, co Państwo mają, co jest najważniejsze i ile realnie potrwa praca.