Zgodność z przepisami · ELArchive
Egipska ustawa o ochronie danych osobowych już obowiązuje. Co muszą udowodnić Państwa dokumenty?
Okres przejściowy się kończy
Jeśli Państwa firma działa w Egipcie, obsługuje tamtejszych klientów albo przetwarza dane osób przebywających w Egipcie, ta data powinna być zaznaczona w kalendarzu. 1 listopada 2026 roku kończy się okres przejściowy przewidziany w egipskiej ustawie o ochronie danych osobowych. Od tego dnia Centrum Ochrony Danych Osobowych (PDPC) może prowadzić kontrole, wydawać licencje na przetwarzanie danych i nakładać kary.
Dla firm znających RODO wiele zasad zabrzmi znajomo: cel przetwarzania, minimalizacja danych, ograniczenie okresu przechowywania. Różnica tkwi w szczegółach, a egipskie przepisy wykonawcze tych szczegółów nie skąpią.
Inspektor nie poprzestanie na lekturze polityki prywatności. Zapyta, jakie dane osobowe Państwo przechowują, w jakim celu, kto miał do nich dostęp w ostatnim miesiącu i kiedy zostaną usunięte. Odpowiedzi kryją się w Państwa dokumentacji. Jeśli jej połowa leży w archiwach zakładowych, na dyskach sieciowych i w skrzynkach poszczególnych działów, udzielenie ich będzie trudne, a w świetle tej ustawy trudności mają swoją cenę.
Czym jest egipska ustawa o ochronie danych osobowych?
Ustawa nr 151 z 2020 roku o ochronie danych osobowych (PDPL) reguluje gromadzenie, przetwarzanie, przechowywanie i przekazywanie danych osobowych osób w Egipcie. Przepisy wykonawcze, wydane rozporządzeniem ministerialnym nr 816 z 2025 roku, przełożyły ogólne zasady ustawy na konkretne, egzekwowalne obowiązki. Organem nadzorczym jest Centrum Ochrony Danych Osobowych (PDPC), odpowiedzialne za licencjonowanie, nadzór i egzekwowanie przepisów.
Podobnie jak RODO, ustawa ma zasięg eksterytorialny. Obowiązuje niezależnie od tego, czy dane są przetwarzane w Egipcie, czy poza nim, o ile dotyczą osób tam przebywających.
Pięć rzeczy, które musi wykazać Państwa dokumentacja
Przepisy wykonawcze precyzyjnie określają, czego oczekuje regulator. Oto co każdy wymóg oznacza w praktyce dla osób zarządzających dokumentacją w Państwa organizacji.
| Wymóg | Czego oczekuje regulator | Co to oznacza dla dokumentacji |
|---|---|---|
| Rejestr elektroniczny | Bezpieczny rejestr zgód, kategorii danych, zakresu przetwarzania, okresów przechowywania i środków bezpieczeństwa, gotowy do kontroli PDPC | Każdy dokument zawierający dane osobowe musi być sklasyfikowany i możliwy do odnalezienia |
| Prawa osób, których dane dotyczą | Prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu i wycofania zgody, z rejestrowaniem każdego żądania i działania | Muszą Państwo szybko odnaleźć dane jednej osoby w całej organizacji |
| Ograniczenie przechowywania | Dane przechowywane wyłącznie przez określony czas, powiązany z celem ich zebrania | Niszczenie dokumentów musi być zaplanowane i udokumentowane |
| Zgłaszanie naruszeń | Zgłoszenie do PDPC w ciągu 72 godzin od wykrycia naruszenia, a następnie powiadomienie osób poszkodowanych w ciągu 3 dni | Muszą Państwo wiedzieć, które dokumenty zostały naruszone i kto miał do nich dostęp |
| Licencje i inspektor ochrony danych | Licencje lub zezwolenia PDPC dla administratorów i podmiotów przetwarzających oraz zarejestrowany inspektor ochrony danych | Inspektor potrzebuje jednego, wiarygodnego obrazu tego, gdzie znajdują się dane osobowe |
Sankcje nie kończą się na karach finansowych. Niektóre naruszenia podlegają odpowiedzialności karnej, dlatego prawnicy zaliczają egipskie przepisy do najsurowszych regulacji ochrony danych na świecie.
Gdzie zawodzą papier i dyski sieciowe
Proszę zapytać dowolnego kierownika archiwum, co sprawia najwięcej trudności w zapewnieniu zgodności. Wskaże raczej archiwum zakładowe niż politykę prywatności.
- Dane osobowe rozproszone są po umowach, aktach pracowniczych, formularzach klientów i starej korespondencji. Nie da się zbudować rejestru z dokumentów, których nikt nigdy nie zindeksował.
- Gdy ktoś wyjmuje teczkę z szafy, nic nie odnotowuje, kto ją wziął i co przeczytał.
- Okresy przechowywania często opierają się na pamięci pracowników, więc dokumenty żyją dłużej, niż wymaga cel, a każdy dodatkowy rok zwiększa ryzyko.
- Żądanie, które powinno zająć popołudnie, zamienia się w dwutygodniowe poszukiwania w kilku działach.
- A gdy dojdzie do naruszenia, 72 godziny mijają bardzo szybko, jeśli nie wiadomo, których dokumentów ono dotyczy.
Lista kontrolna przed inspekcją
Proszę przejść ze swoim zespołem przez te siedem pytań. Każde „nie” lub „nie jesteśmy pewni” wskazuje, od czego zacząć.
- Czy znamy wszystkie rodzaje dokumentów zawierających dane osobowe?
- Czy każdy z nich jest sklasyfikowany według kategorii danych i celu przetwarzania?
- Czy każdy ma określony okres przechowywania i procedurę niszczenia?
- Czy potrafimy odnaleźć wszystkie dokumenty dotyczące jednej osoby w ciągu kilku dni, a nie tygodni?
- Czy potrafimy wykazać, kto i kiedy miał dostęp do danego dokumentu?
- Czy nasze papierowe zaległości są zdigitalizowane i zindeksowane, czy wciąż leżą w archiwum?
- Czy nasz inspektor ochrony danych ma jeden obraz tego, gdzie znajdują się dane osobowe?
Jak ELArchive pomaga odpowiedzieć na pytania inspektora
ELArchive to platforma archiwizacji elektronicznej, którą rozwijamy i utrzymujemy od pierwszego wdrożenia w 2008 roku. Każdy projekt budujemy wokół rzeczywistego sposobu pracy danej instytucji: jej rodzajów dokumentów, zasad akceptacji i ludzi. Dzięki temu archiwum od pierwszego dnia pasuje do Państwa organizacji.
- Każdy dokument trafia do archiwum już sklasyfikowany według Państwa rodzajów dokumentów i pól, więc rejestr wymagany przez PDPC powstaje na bieżąco, w trakcie codziennej pracy.
- Nasz zespół Backlog Scanning digitalizuje i indeksuje papierowe zasoby, które już Państwo mają, łącznie z kartonami, których nikt nie otwierał od lat.
- Gdy wpływa żądanie od osoby, której dane dotyczą, Państwa zespół przeszukuje jedno archiwum zamiast kilku działów.
- Uprawnienia określają, kto może otworzyć które dokumenty, a każdy dostęp jest rejestrowany. Właśnie tego potrzeba przy ustalaniu zakresu naruszenia.
- Okresy przechowywania przypisane są do rodzajów dokumentów, więc niszczenie odbywa się zgodnie z harmonogramem i zostawia po sobie ślad.
Od 25 lat budujemy platformy dla banków, ministerstw, uczelni i dużych przedsiębiorstw. Dziś działa ponad 200 naszych wdrożeń w 9 krajach, a klientów w Polsce obsługujemy z biura w Warszawie.
Najczęściej zadawane pytania
Od kiedy egipska ustawa o ochronie danych osobowych jest w pełni egzekwowana?
Roczny okres przejściowy po wydaniu przepisów wykonawczych kończy się 1 listopada 2026 roku. Po tej dacie organizacje, które nie dostosowały przetwarzania danych, narażają się na sankcje.
Kogo dotyczy egipska ustawa?
Każdej osoby fizycznej lub prawnej przetwarzającej dane osób przebywających w Egipcie, niezależnie od tego, czy przetwarzanie odbywa się w Egipcie, czy za granicą. Dotyczy więc także polskich firm.
Czym egipska ustawa różni się od RODO?
Zasady są podobne, ale egipskie przepisy przewidują m.in. system licencji i zezwoleń wydawanych przez PDPC oraz odpowiedzialność karną za część naruszeń. Szczegóły warto omówić z doradcą prawnym znającym prawo egipskie.
Kto egzekwuje przepisy?
Centrum Ochrony Danych Osobowych (PDPC), które odpowiada za licencje, nadzór, kontrole i egzekwowanie przepisów.
Jakie kary grożą za naruszenia?
Kary finansowe, a w przypadku niektórych naruszeń także odpowiedzialność karna.
Ile czasu jest na zgłoszenie naruszenia?
72 godziny na zgłoszenie do PDPC od momentu wykrycia naruszenia, a następnie 3 dni od tego zgłoszenia na powiadomienie osób poszkodowanych.
Czy ustawa obejmuje dokumenty papierowe?
Ustawa chroni dane osobowe, a nie konkretny nośnik. Dokumenty papierowe zawierające dane osobowe również wymagają klasyfikacji, okresów przechowywania i kontroli dostępu.
Jak archiwizacja elektroniczna pomaga w zapewnieniu zgodności?
Archiwum elektroniczne indeksuje dokumenty, kontroluje i rejestruje dostęp oraz stosuje zasady przechowywania. W ten sposób dostarcza dowodów, których wymaga kontrola lub żądanie osoby, której dane dotyczą.
Od czego zacząć, jeśli większość dokumentów jest w wersji papierowej?
Od inwentaryzacji rodzajów dokumentów zawierających dane osobowe, a następnie od digitalizacji zaległości, aby można je było sklasyfikować i przeszukiwać.
Proszę przygotować się do kontroli
Okres przejściowy dobiega końca, ale nie muszą Państwo zaczynać od zera.
Proszę umówić konsultację ELArchive. Nasz zespół przeanalizuje Państwa dokumentację pod kątem wymogów egipskiej ustawy, wskaże luki i zaplanuje, jak je zamknąć.