Zaprowadź porządek w korespondencji urzędowej.
W ministerstwach i dużych przedsiębiorstwach jedno źle zadekretowane pismo może zatrzymać decyzję na tygodnie. CMS rejestruje, dekretuje, śledzi i archiwizuje cały cykl życia korespondencji urzędowej — nic nie ginie, a każde przekazanie pozostaje w ewidencji.
Instytucje, w których każde pismo musi być śledzone, obsłużone i możliwe do obrony.
Wspólny punkt wejścia dla pism przychodzących, wychodzących i wewnętrznych.
Terminy, eskalacje i pełna historia każdej czynności.
Korespondencja urzędowa jest zbyt ważna, by pozostawać w skrzynkach pocztowych.
Rejestracja i nadanie sygnatury
Każde pismo przychodzące, wychodzące i wewnętrzne trafia do jednego rejestru oraz otrzymuje unikalną sygnaturę — bez równoległych skrzynek i niekontrolowanych kanałów.
Prowadzenie sprawy i dekretacja
Korespondencja automatycznie trafia do właściwego stanowiska wraz z terminami, eskalacją i zastępstwami, aby zespół podejmował decyzje zamiast przekazywać wiadomości.
Śledzenie i zabezpieczenie
W każdej chwili widać, gdzie znajduje się pismo, kto je posiada i jak długo — z dostępem opartym na rolach oraz pełną, niezmienną historią.
Od wpływu do działania
Rejestracja, dekretacja, śledzenie i archiwizacja pełnego cyklu życia korespondencji urzędowej — dla instytucji, które muszą wykazać pełny nadzór i audytowalność komunikacji.
Nic nie ginie · Pełna ścieżka audytu
Audyt i identyfikowalność — Kiedy pyta kontrola, odpowiada ścieżka.
Od kancelarii do dokumentu, który można obronić.
Każde pismo przechodzi jedną nadzorowaną ścieżkę — jest rejestrowane, dekretowane, obsługiwane i archiwizowane, z pełną historią każdego etapu.
Rejestracja i nadanie sygnatury
Każde pismo przychodzące, wychodzące i wewnętrzne trafia do jednego rejestru i otrzymuje unikalną sygnaturę.
Dekretacja i przypisanie
Reguły kierują pismo do właściwego stanowiska wraz z terminami, eskalacją i zastępstwami.
Obsługa i śledzenie
Właściciele pracują ze skrzynki zadań, a status, odpowiedzialne osoby i opóźnienia są widoczne od razu.
Archiwizacja i audyt
Po zamknięciu pismo jest zabezpieczone i przeszukiwalne, z pełną historią: kto, co i kiedy.
Od wpływu po archiwum, w jednym wątku.
Proszę wybrać funkcję, aby zobaczyć, co działa w tle.
Jeden punkt wejścia, właściwe stanowisko, za każdym razem.
Korespondencja trafia do jednego rejestru i jest kierowana według reguł do właściwej komórki, z terminami i eskalacją utrzymującymi ciągłość pracy także podczas nieobecności.
- 01
Centralny rejestr
Skanowanie, import lub utworzenie — każde pismo zostaje zarejestrowane i otrzymuje sygnaturę w jednym miejscu.
- 02
Dekretacja według reguł
Pisma automatycznie trafiają do właściwego stanowiska wraz z terminami i zastępstwami.
- 03
Skrzynka zadań
Właściciele od razu widzą swoje zadania, terminy i pozycje wymagające eskalacji.
Gdy pyta audytor, odpowiada ścieżka.
CMS zapisuje pełną drogę każdego pisma — każdą osobę, czynność i zwłokę — dzięki czemu historię korespondencji odtwarza się w sekundy, nie dni.
- 01
Pełna ścieżka
Widać, kto odebrał pismo, co zrobił i ile trwał każdy etap.
- 02
Czytelny status
Natychmiastowe oznaczenia pism nieprzeczytanych, oczekujących na odpowiedź, przeterminowanych i objętych monitorowaniem.
- 03
Szczegółowe uprawnienia
Dostęp tylko dla upoważnionych osób i bezpieczne łączenie powiązanej korespondencji w teczki.
Dwujęzyczny, zintegrowany i wdrażany w wybranym modelu.
Pełna obsługa języka arabskiego od prawej do lewej, szablony dwujęzyczne oraz daty hidżryjskie i gregoriańskie — z integracją z ELArchive, WFM, ERP i Active Directory.
- 01
Język arabski od podstaw
Interfejs RTL, szablony dwujęzyczne i pełnotekstowe wyszukiwanie po arabsku.
- 02
Integracje
Przepływ do ELArchive, WFM, ERP, poczty i istniejącego modelu tożsamości.
- 03
Państwa infrastruktura
Lokalnie, w chmurze suwerennej lub hybrydowo — zgodnie z Państwa zasadami lokalizacji danych.
Dla osób, które odpowiadają za każdą decyzję.
Nic nie umyka
Bieżący widok każdego pisma — co pozostaje otwarte, kto je posiada i od jak dawna. Bez niespodzianek podczas audytu.
Dekretacja bez ciągłego ponaglania
Pisma automatycznie trafiają do właściwego stanowiska. Zespół poświęca czas na decyzje, nie na przekazywanie.
Dowód na żądanie
Każda czynność z zapisem kto, co i kiedy. Pełną historię można odtworzyć w sekundy, nie dni.
Co zmienia się dzięki CMS
Ta sama liczba pism — ale nic nie pozostaje poza ewidencją, nic nie ginie między stanowiskami, a ścieżki audytu nigdy nie trzeba odtwarzać.
Pytania, które najczęściej zadaje dział zakupów.
Tak — lokalnie, w chmurze suwerennej lub hybrydowo, zgodnie z wymaganiami dotyczącymi lokalizacji danych i regulacji. Zachowują Państwo kontrolę nad miejscem przechowywania dokumentów.
CMS integruje się z ELArchive, WFM oraz istniejącymi systemami ERP, pocztą i Active Directory, dzięki czemu korespondencja trafia do tego samego modelu ewidencji i tożsamości.
Pełna obsługa języka arabskiego od prawej do lewej jest wbudowana, łącznie z szablonami dwujęzycznymi, datami hidżryjskimi i gregoriańskimi oraz pełnotekstowym wyszukiwaniem po arabsku.
Ponieważ posiadamy całą platformę, typowe wdrożenie mierzy się w tygodniach — a ci sami inżynierowie pozostają z Państwem w ramach późniejszego wsparcia.
Poznaj pozostałe elementy portfolio.
Zobacz CMS na własnej korespondencji.
Podczas prezentacji odwzorujemy dokładny sposób pracy Państwa instytucji.
Umów prezentację