Zanim zrezygnujesz z papieru: o co organizacje pytają przed wdrożeniem archiwizacji elektronicznej

Co kilka tygodni przedstawiciele ministerstwa, banku lub uczelni zadają naszemu zespołowi podobne pytania. Nie pytają o funkcje. Chcą wiedzieć, czy elektroniczny system korespondencji i archiwizacji sprawdzi się w realiach codziennej pracy organizacji.

Po 25 latach i wdrożeniach w instytucjach publicznych oraz firmach prywatnych w Egipcie i Arabii Saudyjskiej dobrze znamy te pytania. Oto jasne odpowiedzi na najczęstsze z nich.

Nie zaczynaj od listy funkcji dostawcy. Wskaż trzy procesy dokumentowe, które dziś najbardziej opóźniają pracę zespołów, a pokażemy, jak rozwiązanie radzi sobie w praktyce.

Odwzoruj swoje procesy

Jak system korespondencji obsługuje dokumenty papierowe?

„Otrzymujemy tysiące pism papierowych. Co się z nimi dzieje?” W chwili wpływu są rejestrowane, skanowane i otrzymują numer.

Gdy korespondencja trafia do organizacji korzystającej z naszego CMS, system nadaje jej jednolity numer. Można go wydrukować jako kod kreskowy, dzięki czemu pracownik wyposażony w czytnik natychmiast wyświetli wszystkie dane, załączniki i pełną drogę pisma od chwili rejestracji.

Moduł skanowania zaprojektowano do pracy z dużymi wolumenami. Obsługuje skanowanie dwustronne i automatyczne podawanie, szybko przetwarza znaczne ilości papieru oraz zapisuje wielostronicowe pliki między innymi w formatach PDF, TIFF, JPEG i PNG. Papier nie spowalnia systemu — system go przejmuje.

Pokaż nam najbardziej obciążony papierowy obieg korespondencji. CMS łączy wpływ, skanowanie, numerowanie, dekretację i kontrolę terminów w jeden nadzorowany proces.

Zobacz CMS w działaniu

Skąd wiadomo, że pismo nie pozostanie bez odpowiedzi w czyjejś skrzynce?

Ponieważ system na to nie pozwoli.

Każde pismo przychodzące może mieć wymagany termin odpowiedzi. Gdy termin się zbliża, pozycja w skrzynce pracownika zmienia kolor: najpierw pojawia się wczesne ostrzeżenie, a potem pilny alert. Nieprzeczytana korespondencja jest oznaczona, a liczniki przy skrzynkach pokazują liczbę spraw bez podjętego działania. Kierownicy mogą wyszukiwać całą korespondencję skierowaną do ich działu i jednostek podrzędnych, śledzić czynności oraz sprawdzać, jak długo sprawa pozostawała u każdego odbiorcy.

Kierownik nie musi pytać: „gdzie jest odpowiedź na pismo ministerstwa?”. Odpowiedź widzi na ekranie wraz z nazwiskami i znacznikami czasu.

Co się dzieje, gdy odpowiedzialny pracownik jest nieobecny?

Praca trafia do innej osoby, a nic nie zostaje utracone.

Kierownik może przekazać projekt przygotowywany przez nieobecnego pracownika innej osobie, która podejmie pracę dokładnie w miejscu jej przerwania. Korespondencję ze skrzynki ogólnej można rozdzielić lub przypisać dowolnemu pracownikowi działu. Organizacja działa dalej mimo nieobecności poszczególnych osób.

Dokąd trafia sprawa po zamknięciu?

W tym miejscu kończy się zarządzanie korespondencją, a zaczyna archiwizacja — to najważniejsza kwestia w długiej perspektywie.

Zamknięta korespondencja nie znika na dysku współdzielonym. Każdy dział może tworzyć teczki archiwalne z pełną klasyfikacją: numerami technicznymi i kancelaryjnymi, kategoriami głównymi i podrzędnymi, a w organizacjach przechowujących papierowe oryginały także dokładną lokalizacją — pomieszczeniem, szafą i półką. Korespondencja jest powiązana z teczką, dlatego dokument i jego historia pozostają razem.

Przy archiwizacji na skalę przedsiębiorstwa proces przejmują platformy ELArchive i Backfile Scanning. Dokumenty są skanowane, indeksowane według pól określonych dla danego typu, poddawane kontroli jakości, a następnie przechowywane w uporządkowanym, przeszukiwalnym archiwum.

Najbardziej ryzykowny moment następuje po wysłaniu odpowiedzi. ELArchive zachowuje zamknięty dokument jako sklasyfikowany, sprawdzony, objęty uprawnieniami i możliwy do odnalezienia długo po zakończeniu obiegu.

Poznaj ELArchive

Jak szybko można odnaleźć zarchiwizowany dokument?

„Czy po pięciu latach naprawdę odnajdziemy dokument?” Tak — i to na kilka sposobów.

ELArchive oferuje cztery niezależne metody wyszukiwania: według indeksów dokumentu, indeksów teczki, kodu kreskowego dokumentu oraz kodu kreskowego teczki. Usługa Backfile Scanning umożliwia dodatkowo wyszukiwanie dokładne i przybliżone w dowolnym polu archiwum lub zestawie pól, co pomaga, gdy użytkownik nie pamięta precyzyjnego brzmienia. Ten sam dokument może jednocześnie przeglądać wielu pracowników — czego papierowe archiwum nie zapewni.

Kto kontroluje dostęp do korespondencji i zarchiwizowanych dokumentów?

„Kto co widzi?” To organizacja decyduje na każdym poziomie.

Dostęp jest regulowany według działów, grup i uprawnień indywidualnych. Użytkownicy widzą wyłącznie dokumenty należące do ich działu. Administratorzy określają, kto może je przeglądać, przesyłać, pobierać, drukować lub edytować. Backfile Scanning zapewnia dodatkowe poziomy poufności, dzięki którym całe części archiwum można ukryć przed osobami bez odpowiedniego upoważnienia. W CMS można zablokować wybranym użytkownikom pobieranie lub drukowanie załączników, a dostęp do pisma otrzymują tylko pracownicy uczestniczący w sprawie.

Obie platformy uwierzytelniają również przez Active Directory, dlatego zarządzanie użytkownikami pozostaje zgodne z systemem tożsamości używanym już przez zespół IT.

Jak zweryfikować jakość zeskanowanych materiałów?

Za pomocą wyodrębnionego etapu kontroli jakości, a nie na podstawie nadziei.

W ELArchive moduł kontroli jakości pozwala zespołowi jakości lub weryfikatorom klienta zatwierdzić albo odrzucić każdy zeskanowany i zindeksowany dokument. Przy odrzuceniu zapisywany jest powód — błąd skanowania, indeksowania lub niewłaściwa teczka — a materiał wraca do odpowiedniego zespołu do poprawy. Zatwierdzone dokumenty są blokowane przed późniejszą edycją. Usługa Backfile Scanning sprawdza liczbę stron, jakość obrazu oraz kompletność i poprawność danych archiwalnych. Odrzucone dokumenty wracają do ponownego przetworzenia, zamiast trafiać do archiwum bez kontroli.

Skan nie jest pełnoprawnym dokumentem, dopóki nie można wykazać jego kompletności. Backfile Scanning włącza do projektu konwersji kontrolę liczby stron i indeksów, przyczyny odrzuceń oraz obieg poprawek.

Poznaj Backfile Scanning

Czy system archiwizacji zastępuje dotychczasowe oprogramowanie?

„Czy musimy zastąpić używane już systemy?” Nie. Platformy zaprojektowano tak, aby współpracowały z obecną infrastrukturą.

CMS integruje się z systemami zarządzania treścią, takimi jak IBM FileNet, Microsoft SharePoint i Oracle ECM. Backfile Scanning eksportuje dane i obrazy w standardowym formacie XML, dzięki czemu w razie potrzeby można przenieść dokumentację do dowolnego standardowego systemu archiwizacji. Użytkownicy pracują w przeglądarce bez instalowania specjalnego oprogramowania. Backfile Scanning jest gotowym rozwiązaniem w całości należącym do IT-Blocks, dlatego jego wdrożenie nie wymaga czasu na rozwój, a posiadanie kodu pozwala dostosować je do wymagań klienta.

Pytanie kryjące się za wszystkimi innymi

Organizacje tak naprawdę pytają: czy możemy powierzyć oficjalną dokumentację systemowi elektronicznemu? Po ponad dwóch dekadach działania tych platform w ministerstwach, bankach i instytucjach w Egipcie oraz Arabii Saudyjskiej naszą odpowiedzią nie jest obietnica, lecz udokumentowane doświadczenie.

Jeśli zadajesz sobie któreś z tych pytań, prześlij nam trzy procesy dokumentowe powodujące największe opóźnienia. Na Twoich przykładach pokażemy, jak przebiegałyby w CMS, ELArchive i usłudze Backfile Scanning.

Najczęściej zadawane pytania

Warstwa korespondencjiCMSRejestruj, dekretuj, śledź i zamykaj oficjalną korespondencję, zanim zostanie przejęta przez archiwum.