العديد من المؤسسات تعاني من كمية هائلة من المستندات الورقية المطلوبة للتجهيز وللتخزين. و على الرغم من أن العديد من المؤسسات قد بدأت في الإستعانة بحلول إدارة المحتوى من أجل الحد من كمية الوثائق الورقية بالإضافة إلى المزايا الأخرى لحلول نظم إدارة المحتوى، ولكن هناك كم هائل من الوثائق والمستندات الورقية تحتاج إلى تحويلها إلى وثائق إلكترونية وإدراجها داخل قواعد البيانات فيما يُعرف ب (Data Migration).
ولقد قدمت شركة آى تى بلوكس كل هذه الإمكانيات لعملائها من خلال توفير خدمة مسح الوثائق والمستندات المتراكمة في فترات قياسية.
و مسح الوثائق الورقية المتراكمة يشمل التحليل، وإعداد والمسح الضوئي وفهرسة وتخزينها في قواعد البيانات بإدارة المحتوى الخاص بالمؤسسة.
وقد تم تطوير الأرشفة الإلكترونية بهدف استخدامه لتخزين وتحويل الملفات والوثائق الورقية إلى وثائق إلكترونية ومن ثم التعامل عليها إلكترونيا ويمكن إضافتها إلى أى من البرامج التى تتعامل مع نظم إدارة المحتوى داخل أى منظمة أو جهة حكومية .
هذا النظام عبارة عن مجموعة من الوحدات التى يتم اختيارها كجزء من مرحلة التحضير و الإعداد للتطبيق بحيث يستطيع المستخدم اختيار الوحدات التى يمكنه استخدامها والتمتع بمزاياها وهذه الوحدات هى :
- وحدة الإعداد التى يمكن من خلالها اختيار النظام الأنسب وفقا للمؤسسة من بين الوحدات المذكورة أدناه
- وحدة ادارة المستخدمين التى يمكن من خلالها ادارة المجموعات وتحديد صلاحيات كل مجموعة والمستخدمين المنتمين لكل مجموعة
- وحدة ادارة المشروع التى يمكن من خلالها
- اضافة و تعديل و حذف أنواع الملفات
- اضافة و تعديل و حذف أنواع الوثائق
- اضافة و تعديل و حذف الأقسام
- اضافة و تعديل و حذف الأجازات
- ادارة مجمع المهام الذى يضم المهام الموجهه لكل مستخدمى النظام أُتوماتيكيا مع امكانية تغيير المستخدم المسئول عن هذه المهام
- وحدة استلام الملفات والذى من خلاله يمكن إنشاء مجلد وتحديد الهيكل التنظيمى المناسب له
- وحدة المسح الضوئى الذى يمكن من خلاله
- رفع المجلد بما يحتويه من وثائق
- تحديد الوثائق الذى ترغب فى نقلها إلى النظام
- وحدة فهرسة الوثائق والذى من خلاله يتم اضافة خصائص لكل حقل للمعاملة
- وحدة الجودة الذى من خلاله قبول المجلد بما فيه بالكامل أو رفض الفهرسة أو رفض الصور أو رفضهما معا
تعد قاعدة بيانات نظام الإرشفه الإلكترونية هي المصدر الأساسي لحفظ و إسترجاع أي بيانات ومعلومات عن الوثائق عن طريق الخطوات الأتية:
- المحور الاول : تجميع و استكمال البيانات الإساسية Metadata وميكنتها في صورة تسمح بالزيادة أو النقصان
- المحور الثاني : إعداد الوثائق و تحولها لصيغة إلكترونية Scanned Document
- المحور الثالث : مراجعة البيانات الأساسية و الوثائق الإلكترونية و اعتمادها
- المحور الرابع : حفظ البيانات و الوثائق في قاعدة البيانات